Ce billet est une dernière traduction adaptée librement à partir de l'excellente série de posts publiés par Fokke Kooistra. Source originale de référence : Evernote and GTD (4): Tags, Saved Searches and Premium. Tous les liens vers les billets précédents sont listés en bas de page et sur la page Evernote
Tags
Quand j'ai démarré au début avec Evernote à la manière GTD, je me suis battu à utiliser les bonnes fonctionnalités pour un bon usage GTD. J'ai essayé d'utiliser les tags comme des contextes, mais ça ne fonctionnait pas comme je le voulais. Je dois avouer qu'au début, la fonction tags d'Evernote était parfois imprévisible dans les cas où je mélangeais ensemble les clients Windows, Mac avec l'application iPhone et une utilisation occasionnelle de l'interface web. Mais même une fois ces problèmes résolus, je ne faisais pas vraiment confiance dans ce système. Non pas qu'on ne pouvait lui faire confiance, mais il ne fonctionnait pas dans mon workflow.
Depuis, j'ai trouvé un moyen génial pour placer des tags dans mon paramétrage GTD : j'utilise les tags comme des étiquettes temporaires pour les saisies de contenus liés aux projets. Je les utilise pour les captures web et tous les types de documents (voir ci-dessous la fonction Premium). De mon expérience, j'utilise tout au plus 20 tags actifs. Quand le projet est terminé, j'efface simplement le tag.
Recherches Sauvegardées
Cette fonctionnalité d'Evernote est utilisée pour plusieurs listes que j'utilise très souvent. J'ai une recherche sauvegardée qui liste toutes les notes contenant des livres intéressants, des films ou de la musique. Les recherches sauvegardées me fournissent aussi une liste de restaurants. J'ai pour chaque recherche sauvegardée un mot dédié qui est utilisé pour générer la liste provenant de toutes mes notes sur tous les notebooks. Pour les livres à lire le mot-clé est simplement : booktip.
Fonctionnalité Premium
Il y avait une chose dans mon workflow GTD qui ne fonctionnait tout bonnement pas. Dans bon nombre de mes actions et projets, je dois traiter avec des documents, des feuilles de calcul et d'autres fichiers. Avec la version premium (payée) d'Evernote, vous pouvez utiliser ces différents formats de fichiers dans vos notes. Ce que j'aime particulièrement c'est la capacité d'e-mailer des documents vers mon compte Evernote. J'ai expliqué la fonctionnalité de mail vers votre compte Evernote dans un précédent billet concernant Evernote et GTD.
Quand je reçois un document que j'ai besoin de réviser, je l'envoie par e-mail vers mon adresse de compte Evernote. Avant d'envoyer l'email je change la ligne du sujet du mail transféré avec une action ayant du sens comme ceci :
Lire le rapport trimestriel pour la réunion du budget.
Toutes les entrées e-mailées sont ainsi routées dans ma boîte de réception Evernote et elles seront directement traitées dans Evernote. La synchronisation automatique des documents est tout bonnement fascinante. Pratique de disposer toujours de la version la plus récente du document et ce quel que le soit le terminal ou ordinateur que j'utilise.
Ici s'achève le dernier billet de cette série concernant Evernote et GTD. Le fait que ce soit un amorçage de paramétrage GTD, je reviendrai peut-être sur de nouveaux trucs que je pourrais découvrir. Pour plus de commodité, j'ai listé les précédents billets en-dessous.
- Evernote et GTD (1) : Paramétrer Evernote
- Evernote et GTD (2) : Collecter l'Information
- Evernote et GTD (3): Collecter avec l'iPhone
Mots-clés : GTD, productivité, Evernote, OrgaYoga
J'ai essayé il y a peu d'utiliser Evernote, mais malheureusement il ne se synchronise pas bien avec mon Blackberry. Tout du moins, je ne peux utiliser que les fonctions primaires du service. C'est dommage car en effet, le Blackberry n'est pas forcément parfait pour appliquer la méthode Getting Things Done, surtout car il est difficile de catégoriser les tâches de manière hiérarchique.